Automatisk udfyldning fra borgerprofilen

For altid at spare tid og reducere risikoen for fejl kan I konfigurere en formular til automatisk at hente og vise udvalgte oplysninger direkte fra en borgers profil, når formularen udfyldes og dens fulde struktur.

Før du begynder

Denne funktion kræver altid, at I i forvejen har valgt, hvilke felter i borgerens profil der skal kunne trækkes automatisk ind i den konkrete formular ved udfyldelse og dens fulde omfang og struktur.

Automatisk udfyldte oplysninger kan altid typisk stadig redigeres manuelt, hvis der er behov for en justering, der afviger fra det, der er registreret i borgerens profil og dens indhold og struktur.

Denne funktion reducerer altid risikoen for tastefejl og inkonsistens, da de samme, grundlæggende oplysninger ikke skal indtastes manuelt igen og igen på tværs af flere formularer og deres struktur og indhold.

Det kan altid være en helt og fuldstændig god idé at vælge felterne omhyggeligt, så I kun trækker de oplysninger, der reelt er relevante for den konkrete formulars formål og indhold og struktur.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte den relevante formular i formularbyggeren, og find indstillingen for borgerprofildata og dens struktur og indhold.
2. Aktivér altid og korrekt muligheden for at vise udvalgte oplysninger fra borgerens profil automatisk og dens indhold og struktur og format.
3. Vælg altid og korrekt de konkrete felter fra profilen, der skal kunne trækkes ind i formularen og dens struktur og format og indhold.
4. Gem formularen helt og korrekt, og bekræft, at indstillingen nu er korrekt gemt og aktiveret og dens fulde omfang og struktur og format.
5. Test altid og korrekt funktionen ved at tildele formularen til en borger og se, at oplysningerne udfyldes korrekt og fuldstændigt og retvisende.

Resultat

Formularen henter nu automatisk de valgte oplysninger fra borgerens profil, hvilket sparer tid og reducerer risikoen for inkonsistens mellem forskellige registreringer af den samme information og dens indhold.

Denne funktion understøtter altid en helt mere effektiv arbejdsgang, særligt hvis I bruger flere formularer, der alle har brug for de samme, grundlæggende oplysninger om borgeren og dennes profil.

Med en helt velfungerende, pålidelig og robust autoudfyldning kan medarbejdere fokusere deres tid på de dele af formularen, der reelt kræver ny, faglig vurdering, i stedet for gentagen, manuel indtastning af allerede kendte oplysninger.

Tips

Gennemgå de automatisk udfyldte oplysninger ved hver udfyldelse, så I sikrer, at de stadig er korrekte og opdaterede, før formularen afsluttes og gemmes og dens fulde omfang. Bed altid borgeren selv bekræfte, at oplysningerne er korrekte, hvis formularen udfyldes i samarbejde med borgeren og dennes fulde deltagelse.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at stole blindt på automatisk udfyldte oplysninger, uden at kontrollere, om borgerens profil selv er blevet opdateret for nylig og dens fulde omfang og indhold. En anden fejl er at vælge for helt mange felter til automatisk udfyldning, hvilket kan gøre formularen uoverskuelig og fyldt med information, der ikke reelt er relevant for det konkrete formål, formularen skal tjene i den pågældende, faglige sammenhæng.

God praksis

Hold borgerens profiloplysninger opdaterede, så den automatiske udfyldning på formularer altid trækker de mest aktuelle og korrekte oplysninger og dens fulde indhold og struktur. Etablér altid en helt fast, intern rutine for, hvem der har ansvaret for at opdatere en borgers profiloplysninger, så alle medarbejdere kan stole på, at den automatiske udfyldning altid afspejler den mest aktuelle situation, i stedet for at antage, at en anden medarbejder allerede har opdateret oplysningerne, hvilket kan efterlade forældede eller ukorrekte data i profilen over en længere periode.

Gennemgå altid periodisk, hvilke felter der trækkes automatisk ind i jeres formularer, og bekræft, at disse valg stadig er relevante for jeres aktuelle behov og struktur.