Aktivér opfølgning på en formular

Hvis I helt konkret ønsker at blive påmindet om at følge op på en formular efter en given periode, kan I aktivere opfølgningsfunktionen og angive, hvor lang tid der skal gå, før opfølgningen skal ske og dens fulde omfang.

Før du begynder

Denne opfølgningsfunktion er altid og helt nyttig, hvis formularen indgår i et forløb, hvor det er relevant regelmæssigt at genbesøge og opdatere de indsamlede oplysninger om en borger og dennes situation.

I angiver altid og helt opfølgningsperioden i det antal dage eller uger, der skal gå fra den oprindelige udfyldelse, før systemet påminder jer om at følge op igen og dets fulde forløb.

Denne indstilling gælder altid helt for den konkrete formular og dens fremtidige besvarelser, hvorfor I bør overveje periodens længde grundigt, før I aktiverer funktionen og dens struktur.

Det kan altid være en helt god og vigtig idé at drøfte opfølgningsperioden med relevante fagpersoner, hvis formularen bruges i et fagligt forløb med etablerede standarder for opfølgning og dets omfang.

Sådan gør du

1. Åbn altid og helt den relevante formular i formularbyggeren, og find den dedikerede indstilling for opfølgning og dens struktur.
2. Aktivér altid og korrekt og fuldstændigt funktionen for opfølgning, hvis den endnu ikke er aktiveret på formularen og dens indhold.
3. Angiv altid og helt og korrekt den ønskede periode, der skal gå, før en opfølgning bør ske og dens omfang.
4. Gem formularen helt og korrekt og fuldstændigt, og bekræft, at opfølgningsindstillingen nu er korrekt gemt og dens struktur.
5. Følg altid og korrekt og fuldstændigt op, når systemet påminder jer, efter den angivne periode er gået og dens forløb.

Resultat

Formularen er nu indstillet til automatisk at generere en påmindelse om opfølgning efter den angivne periode, hvilket understøtter en systematisk og tilbagevendende dataindsamling og dens struktur.

Denne opfølgningsfunktion reducerer altid og helt risikoen for, at en vigtig opfølgning glemmes, da systemet aktivt påminder jer, når tidspunktet for en ny gennemgang nærmer sig og dets omfang og struktur.

Med en helt velindstillet, velovervejet og gennemtænkt opfølgningsperiode kan I sikre en konsekvent, faglig praksis, hvor ingen borgeres forløb bliver overset, selv i en travl arbejdsdag med mange samtidige opgaver.

Tips

Vælg altid en opfølgningsperiode, der stemmer overens med jeres faglige praksis for det pågældende forløb, i stedet for en vilkårlig eller for kort periode og dets omfang og dens fulde struktur. Overvej at teste periodens længde på en enkelt formular, før I ruller den ud bredt til flere, tilsvarende formularer i organisationen og dens fulde drift.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at angive en for kort opfølgningsperiode, hvilket kan resultere i unødvendigt mange påmindelser, der ikke stemmer overens med det faktiske behov og dets omfang. En anden fejl er at aktivere opfølgning på en helt konkret formular, der reelt kun bruges én gang, hvilket kan generere overflødige påmindelser, der forstyrrer medarbejdernes daglige arbejde uden at tilføre nogen reel, faglig værdi til det pågældende forløb.

God praksis

Gennemgå altid periodisk, om opfølgningsperioden for en given formular stadig er relevant, særligt hvis jeres faglige praksis eller metode ændrer sig over tid og dets forløb. Etablér altid en helt fast, intern og systematisk rutine for, hvordan I løbende evaluerer og eventuelt justerer opfølgningsperioderne på tværs af jeres samlede portefølje af formularer, så alle relevante fagpersoner er involveret i denne beslutning, i stedet for at lade en enkelt, oprindelig indstilling stå uændret i årevis, uden nogen aktivt har overvejet, om den fortsat afspejler den bedste, faglige praksis for det pågældende forløb i jeres organisation.

Notér altid og helt og korrekt, hvorfor en given opfølgningsperiode er valgt, så baggrunden er klar for fremtidige medarbejdere, der senere overvejer en justering af det pågældende forløb.