Skifte journalsystem: Hvordan flytter vi vores data til CitizenOne?

Når I skifter journalsystem til CitizenOne, flytter vi jeres data for jer. Flytningen er gratis, og I kan bestille den, før I har købt noget. Her er, hvordan det foregår, hvad der kan komme med, og hvad I selv skal tage stilling til.

Hvad koster det at få flyttet data?

Selve dataflytningen er gratis, også før I har købt et abonnement. Prisen på abonnementet afhænger af antal brugere og afdelinger og står på citizenone.dk/priser. Oplæring af medarbejderne på kursus har sin egen pris, se Kan vores medarbejdere få oplæring?

Sådan foregår skiftet trin for trin

1. Afklar behov: Hvad I bruger i dag, hvad der skal med over, og hvad der kan blive tilbage.
2. Book demo: I ser CitizenOne på jeres egne arbejdsgange.
3. Kortlæg data: Vi finder ud af, hvilke felter i det gamle system der svarer til hvilke i CitizenOne. Det afgør, om historikken kommer med i en form, I kan bruge.
4. Eksportér: Data trækkes ud af jeres nuværende system.
5. Importér: Data lægges ind i CitizenOne over krypterede forbindelser, og I kontrollerer resultatet, før det bliver hverdag.
6. Onboard: Medarbejderne læres op, online eller hos jer, i en aktiv workshop, hvor de selv arbejder i systemet.
7. Go live: I arbejder i CitizenOne med support ved hånden.

Vi sætter også afdelinger, roller og skabeloner op efter jeres branche sammen med jer, så I ikke starter på en tom konto.

Hvilke data kan vi få med?

• Borgerdata, fx stamdata, kontaktoplysninger og afdelingstilknytning
• Journalnotater, hele historikken eller udvalgte perioder
• Planer og mål
• Dokumenter og bilag, fx handleplaner, statusrapporter, samtykker og aftaler
• Medarbejdere og afdelinger
• Medicinoplysninger

Hvad der konkret kan trækkes ud, afhænger af, hvad jeres nuværende leverandør stiller til rådighed. Det bliver kendt i kortlægningen, før I binder jer til noget.

Hvilke formater kan I bruge?

• CSV og Excel: Det almindelige udtræk, og det der giver den reneste import.
• PDF: Journalhistorik, der kun findes som dokumenter, lægges ind som bilag.
• Databaseudtræk: Hvor leverandøren giver adgang til rådata. Det kan give den mest komplette flytning.

Vil I hellere selv gå i gang, kan I også importere fra Excel på en gratis konto.

Hvordan er data beskyttet under flytningen?

Overførslen sker over krypterede forbindelser. Rammen er databehandleraftalen, og adgangen til data hos jer styres pr. rolle og pr. afdeling. Læs mere i Hvor finder vi databehandleraftalen?

Skal vi lukke det gamle system med det samme?

Nej. I kan køre begge systemer parallelt, indtil I er trygge. Der er ingen dato, hvor det gamle system slukkes af sig selv. I bestemmer, hvornår I holder op med at bruge det. Har I en aftale med en anden leverandør, planlægger mange flytningen, så CitizenOne er klar, når den gamle aftale udløber.

Hvor lang tid tager det?

Det afhænger af datamængden, antal brugere, hvor kompleks jeres opsætning er, og hvad det gamle system kan eksportere. Vi giver jer et realistisk billede, når vi har set jeres data.

Næste skridt

Kontakt os om dataflytning på citizenone.dk/kontakt eller ring 80 83 01 14. Vi afklarer jeres data sammen med jer, før noget bliver flyttet. Læs også citizenone.dk/skift-journalsystem og citizenone.dk/implementering, eller den korte version i Kan I flytte vores data fra et andet system?