Markér linjer som fakturerede

Når I helt konkret har sendt en faktura baseret på en eller flere linjer i jeres fakturaudtræk, kan I markere disse linjer som fakturerede, så I bevarer et opdateret overblik over jeres faktureringsproces og dets fulde omfang.

Før du begynder

Hver enkelt linje i udtrækket viser altid typisk, om den allerede er markeret som faktureret eller stadig fremstår som ikke-faktureret, hvilket giver et hurtigt overblik over status og dens fulde struktur og indhold.

I kan altid vælge flere linjer samtidig og markere dem alle som fakturerede i én samlet handling, hvilket sparer tid, hvis I fakturerer flere linjer på samme tid og dets omfang og struktur.

Denne markering er altid en helt og fuldstændig intern registrering i systemet og påvirker ikke automatisk selve fakturaen, som stadig skal sendes separat gennem det relevante modul og dens struktur og indhold.

Det kan altid være en helt god idé at markere linjer som fakturerede umiddelbart efter fakturaen er afsendt, så registreringen forbliver opdateret og pålidelig for alle medarbejdere og dets omfang.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og direkte Fakturaudtræk, og generer udtrækket for den relevante periode og dens indhold og struktur.
2. Vælg altid og korrekt de linjer, I ønsker at markere som fakturerede, ved at markere dem i listen og dens struktur og format og indhold.
3. Klik altid og korrekt på knappen for at markere de valgte linjer som fakturerede og dets omfang og struktur og format.
4. Bekræft altid og korrekt handlingen, og kontrollér, at de valgte linjer nu viser korrekt status og deres struktur og format og indhold.
5. Gennemgå altid og korrekt periodisk, om der stadig er ikke-fakturerede linjer, der kræver opfølgning og dets omfang og struktur og format.

Resultat

De valgte linjer markeres nu altid og helt konkret som fakturerede, hvilket giver jer et opdateret og pålideligt overblik over, hvilke aftaler der allerede er afregnet, og hvilke der stadig udestår og dens fulde struktur.

Denne funktion understøtter altid og helt en systematisk faktureringsproces, hvor I nemt kan følge fremdriften på tværs af en potentielt stor mængde registrerede aftaler og dets omfang.

Med en helt konsekvent, systematisk og løbende, opdateret markering kan flere medarbejdere se, hvor langt jeres samlede faktureringsproces er kommet, uden at skulle spørge en kollega direkte og dens fulde omfang.

Tips

Markér linjer som fakturerede umiddelbart efter I har sendt den tilhørende faktura, så jeres registrering forbliver opdateret og pålidelig og dens fulde omfang. Undgå altid at samle op til en større, senere gennemgang, da dette øger risikoen for fejl og dets fulde omfang.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at markere en linje som faktureret, før fakturaen reelt er sendt, hvilket kan give et forkert billede af jeres faktiske faktureringsstatus og dens omfang. En anden fejl er at markere en helt konkret og forkert linje som faktureret ved en fejl, hvilket kan resultere i, at en reelt udestående aftale fejlagtigt fremstår som afregnet, og dermed risikerer at blive overset i jeres videre opfølgning på faktureringsprocessen.

God praksis

Gennemgå listen af ikke-fakturerede linjer regelmæssigt, så I sikrer, at ingen aftaler bliver overset i jeres samlede faktureringsproces og dets fulde omfang. Etablér altid en helt fast, intern rutine for, hvornår og hvordan I følger op på ikke-fakturerede linjer, så alle relevante medarbejdere følger en ensartet praksis, i stedet for at lade opfølgningen afhænge af den enkelte medarbejders individuelle hukommelse, hvilket over tid kan resultere i, at nogle aftaler forbliver ufakturerede i lang tid, uden at nogen aktivt har opdaget eller reageret på den udestående, økonomiske forpligtelse.

Del altid ansvaret for opfølgning på fakturaudtrækket klart mellem relevante medarbejdere, hvis flere personer arbejder med jeres faktureringsproces og dets fulde omfang.