Sådan journaliserer du en mail fra Outlook på en borger

Du kan gemme en mail fra din Outlook på en borger i CitizenOne. Det sker via Mail i CitizenOne, hvor din Outlook-indbakke er forbundet. Mailen bliver så en del af borgerens dokumentation.

Det skal være på plads

• Appen Mail skal være slået til for virksomheden. Den er gratis. En administrator slår den til under Apps i menuen øverst til højre. Står Mail ikke i venstre menu, er appen ikke slået til.
• Du skal ikke have Sikker Mail for at journalisere almindelige mails.

Forbind din Outlook (første gang)

1. Klik på Mail i venstre menu.
2. Vælg Log ind via Microsoft, og log ind med din arbejdsmail. Bruger I ikke Microsoft, så vælg Log ind via SMTP.
3. Godkend, at CitizenOne må læse og sende mails for dig. Får du en fejl om manglende tilladelse, skal jeres IT-administrator godkende CitizenOne i jeres Microsoft-miljø (Azure).

Gem mailen på borgeren

1. Åbn mailen under Indbakke.
2. Klik på Tilknyt til borger.
3. Vælg borgeren under Vælg borger.
4. Vælg under Hvem kan se denne e-mail: Bruger (alle medarbejdere, der kan se borgeren), Manager (managere og administratorer) eller Admin (kun administratorer).
5. Sæt evt. flueben i Gem også som PDF i Dokumenter og Gem også vedhæftede filer i Dokumenter.
6. Klik på Gem.

Her finder du mailen bagefter

Åbn borgeren, og gå til fanen E-mails. Her kan du søge på emne eller afsender og ændre, hvem der kan se mailen. Har du sat flueben ved PDF eller vedhæftede filer, ligger de også under Dokumenter.

Mails, du selv har sendt

Tilknyt til borger findes kun i Indbakke. En mail under Sendt kan du gemme ved at klikke på Gem som PDF og vælge Download PDF. Upload derefter filen under borgerens Dokumenter.

Godt at vide

• Mailen bliver ikke slettet eller flyttet i din Outlook. CitizenOne gemmer en kopi på borgeren.
• Du kan ikke trække en mail direkte fra Outlook-programmet over i CitizenOne. Den skal åbnes i Mail i CitizenOne.
• Har du skiftet din Microsoft-adgangskode, kan du blive bedt om at forbinde igen.