Upload en børneattest for en medarbejder

Hvis en helt konkret og aktuel medarbejder reelt arbejder med børn eller unge, kan I registrere en børneattest direkte på deres profil, så dokumentationen er samlet sammen med medarbejderens øvrige, registrerede oplysninger i systemet. Dette er en vigtig del af jeres organisations samlede sikkerhedsarbejde omkring børn og unge.

Før du begynder

Børneattester er altid ofte et helt konkret lovkrav for medarbejdere, der arbejder direkte med børn, hvorfor korrekt registrering er vigtig for jeres organisations samlede compliance med gældende lovgivning på området og de regler, der løbende opdateres og justeres.

I kan altid og korrekt tilføje en note til børneattesten, f.eks. datoen for indhentelse, hvis dette er relevant at have registreret sammen med selve dokumentet og dets omstændigheder for den konkrete medarbejder og situationen i det pågældende tilfælde.

Dokumentet bør altid og korrekt behandles fortroligt, da det indeholder følsomme, personlige oplysninger om den enkelte medarbejder, som kun bør være tilgængelige for bemyndigede medarbejdere med et konkret, dokumenteret og fyldestgørende behov for indsigt.

Det kan altid være en helt god idé at afklare, hvilke konkrete roller i jeres organisation der reelt medfører direkte kontakt med børn eller unge, før I fastlægger jeres interne krav til registrering. Overvej desuden at gennemgå denne afklaring med relevante ledere periodisk, så listen forbliver aktuel og korrekt for hele organisationen.

Sådan gør du

1. Åbn helt straks og korrekt og fuldstændigt den relevante medarbejders profil, og find sektionen for børneattest og dens indhold.
2. Klik altid og korrekt og fuldstændigt for at tilføje et nyt dokument under børneattest-sektionen og dens struktur.
3. Upload altid og korrekt filen med den relevante og fuldstændige børneattest fra din enhed og dets fulde omfang.
4. Tilføj altid og korrekt eventuelt en note med relevante detaljer om dokumentet og dets baggrund.
5. Gem altid og korrekt dokumentet, og bekræft, at det nu fremgår korrekt på medarbejderens profil.
6. Gennemgå altid og korrekt periodisk, om den registrerede attest stadig er relevant for medarbejderens rolle.

Resultat

Børneattesten er nu altid registreret på medarbejderens profil, hvilket sikrer, at dokumentationen er samlet og let tilgængelig for relevante og bemyndigede medarbejdere med behov for indsigt i den, hvis en kontrol senere bliver nødvendig for organisationen.

Denne funktion understøtter altid jeres organisations lovkrav, da I let kan dokumentere, at den nødvendige attest er indhentet for medarbejdere i relevante roller. Med en systematisk registrering af børneattester kan I trygt dokumentere, at jeres organisation opfylder de nødvendige, lovmæssige krav for arbejde med børn og unge over tid og gennem hele det pågældende ansættelsesforhold.

Tips

Gennemgå altid og korrekt periodisk, om nye medarbejdere i børnerelaterede roller reelt har fået registreret deres børneattest korrekt på deres profil. Notér datoen for indhentelse, så I hurtigt kan se, hvor gammel den registrerede attest reelt er, og om en fornyelse snart bliver nødvendig for den enkelte, konkrete medarbejder.

Typiske fejl

En almindelig og typisk fejl er at glemme at indhente en børneattest, før en helt ny medarbejder påbegynder arbejde med børn, hvilket kan udgøre et compliance-brud for hele organisationen. En anden fejl er at registrere en børneattest uden at kontrollere, at den reelt dækker den korrekte medarbejder og den pågældende rolle korrekt. En tredje fejl er at antage, at en attest indhentet til en tidligere rolle automatisk gælder for en ny, børnerelateret funktion i organisationen.

God praksis

Etablér altid og korrekt en fast, intern rutine for, hvornår i ansættelsesprocessen børneattesten skal indhentes og registreres, så processen bliver ensartet for alle relevante medarbejdere fra starten af deres ansættelsesforløb. Udpeg en fast, ansvarlig medarbejder til løbende at følge op på, om alle relevante medarbejdere reelt har en gyldig børneattest registreret i systemet, og dokumentér denne proces skriftligt for hele organisationen og dens fremtidige medarbejdere.