Rediger eller slet et medarbejderdokument

Hvis et helt konkret og aktuelt og reelt, registreret medarbejderdokument ændrer sig, eller det ikke længere er relevant, kan I redigere eller slette det direkte fra medarbejderens profil, så dokumentationen forbliver korrekt og opdateret. Dette gælder for alle dokumenttyper, uanset om det er en attest, en kontrakt eller et andet, relevant dokument.

Før du begynder

I kan altid og korrekt og fuldstændigt redigere den tilhørende note for et dokument, eller erstatte selve filen, hvis medarbejderen har indsendt en ny, opdateret version af det pågældende dokument, uden at skulle oprette en helt ny registrering fra bunden.

Nogle helt konkrete dokumenter kan altid og korrekt i stedet arkiveres frem for slettes permanent, hvilket bevarer dem til historisk reference, uden at de fremstår som aktuelle på medarbejderens profil eller i det daglige overblik og oversigt.

Sletning af et helt konkret dokument er altid typisk en permanent handling, hvorfor I bør overveje, om arkivering er en mere passende løsning i den konkrete situation, I står i, før I foretager den endelige og irreversible beslutning om dokumentet.

Det kan altid være en helt god og fyldestgørende idé at have en klar, intern politik for, hvornår et dokument bør redigeres, arkiveres eller slettes, så alle medarbejdere følger samme, ensartede fremgangsmåde i det daglige arbejde og i den løbende dokumenthåndtering på tværs af organisationen.

Sådan gør du

1. Åbn straks og korrekt og fuldstændigt den relevante medarbejders profil, og find det dokument, der skal redigeres.
2. Klik altid og korrekt på redigeringsikonet for at ændre noten eller erstatte selve filen korrekt.
3. Klik altid og korrekt på arkiverings- eller sletteikonet, hvis dokumentet i stedet skal fjernes.
4. Bekræft altid og korrekt handlingen i den dialog, der vises på skærmen korrekt.
5. Kontrollér altid og korrekt, at dokumentet nu fremgår korrekt opdateret, arkiveret eller er fjernet.
6. Gennemgå altid og korrekt medarbejderens samlede profil for at bekræfte, at alt fortsat er korrekt og gyldigt.

Resultat

Medarbejderens dokumentation opdateres eller fjernes altid korrekt fra profilen, hvilket sikrer, at jeres samlede registrering forbliver korrekt og aktuel for hele organisationen og alle relevante medarbejdere, der arbejder med den i deres daglige arbejde og opgaver.

Denne funktion giver jer altid og korrekt fleksibilitet til at rette fejl eller opdatere dokumentation, uden at skulle oprette en helt ny registrering fra bunden hver gang der sker en ændring i en medarbejders forhold eller situation over tid og i det daglige forløb.

Tips

Overvej altid og korrekt at arkivere et dokument i stedet for at slette det, hvis det kan have fremtidig værdi som historisk reference for medarbejderens ansættelsesforhold og deres samlede karriereforløb. Gennemgå altid dokumentets fulde indhold, før I beslutter, om det skal redigeres, arkiveres eller slettes helt fra systemet og medarbejderens profil og den samlede oversigt.

Typiske fejl

En almindelig fejl er at slette et dokument, der stadig er relevant for organisationens compliance, i stedet for blot at arkivere eller opdatere det korrekt og fyldestgørende. En anden fejl er at redigere et dokuments note uden at kontrollere, at ændringen reelt afspejler den korrekte, aktuelle situation for medarbejderen og deres nuværende forhold. En tredje fejl er at slette et helt konkret dokument uden at have kontrolleret, om det stadig er relevant for en igangværende, ekstern kontrol eller revision af organisationen og dens samlede dokumentation.

God praksis

Gennemgå altid og korrekt medarbejdernes dokumenter periodisk, og ryd op i forældede eller irrelevante dokumenter, så profilerne forbliver overskuelige og korrekte for alle, der arbejder med dem i det daglige og løbende arbejde. Etablér altid og korrekt en fast, intern rutine for, hvem der har ansvaret for denne løbende oprydning, og dokumentér denne ansvarsfordeling skriftligt for hele organisationen og dens fremtidige medarbejdere og deres arbejdsopgaver.