Vilkår og betingelser
Sidst opdateret: 3. september 2024
Generelle vilkår
Introduktion
Disse betingelser gælder for brugen af vores system. Ved at tilmelde og / eller oprette sin konto hos CitizenOne A/S accepterer du, at overholde disse betingelser. CitizenOne A/S leverer udelukkende til erhvervskunder (B2B). Aftalen gælder alene mellem CitizenOne A/S (“Leverandøren”) og virksomheden, der opretter sig som kunde (“Kunden”). Forbrugeraftaleloven finder ikke anvendelse.
Definitioner
System: Vores online platform til at journalisere, tidsregistrere, holde styr på arbejdsskema m.m.
Bruger: Virksomhed der har tilmeldt sig vores system.
Borger: Enhver person, der modtager tjenester fra den respektive virksomhed.
Brug af journalsystemet
Oprettelse: For at bruge systemet skal man oprette en konto ved at oprette sig med de nødvendige oplysninger. Du er ansvarlig for at sikre, at dine oplysninger er korrekte og opdaterede.
Brugerkonto: Din konto er personlig og må ikke deles med andre. Du er ansvarlig for at beskytte dine loginoplysninger og straks informere os, hvis du mistænker, at din konto er blevet kompromitteret.
Serviceydelser: Vores system tilbyder en række funktioner, herunder booking af ydelser, journalføring, og administration af borgerdata m.m. Brug af disse funktioner skal ske i overensstemmelse med gældende lovgivning og etiske retningslinjer for virksomheder, men ikke begrænsende hertil.
Datahåndtering
Persondata
Vi forpligter os til at beskytte dine data i overensstemmelse med GDPR. Du skal sikre, at du har samtykke fra dine borgere til at opbevare og behandle deres persondata i systemet.
Databehandleraftaler
Indeholdende i CitizenOne A/S’ vilkår og Betingelser er også databehandleraftaler i henhold til GDPR. Databehandleraftalerne kan findes på www.citizenone.dk/databehandleraftaler.
Sikkerhed
Vi anvender forskellige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine data. Du skal dog også tage rimelige skridt for at beskytte dine data, herunder at anvende stærke adgangskoder og sikre, at dine enheder er beskyttede.
Adgang og fortrolighed
I forbindelse med fejlfinding, support, systemvedligeholdelse, opdateringer, dataoverførsler, test eller gennemgang af kundens opsætning, kan CitizenOne A/S’ autoriserede medarbejdere få midlertidig adgang til kundens konto og systemdata.
Al adgang sker udelukkende med det formål at kunne yde teknisk support, fejlrette eller forbedre systemets funktionalitet. CitizenOne A/S behandler alle oplysninger og data, der måtte tilgås under sådanne processer, som strengt fortrolige, og enhver håndtering sker i overensstemmelse med den gældende databehandleraftale mellem parterne samt EU’s Databeskyttelsesforordning (GDPR).
CitizenOne A/S’ medarbejdere er underlagt tavshedspligt, og enhver adgang logges og kontrolleres internt. Oplysninger, som tilgås under support eller fejlfinding, kopieres eller gemmes ikke ud over, hvad der er nødvendigt for at løse den konkrete sag, hvorefter eventuelle midlertidige kopier slettes.
Kunden giver med sin brug af CitizenOne A/S’ system og supportydelser samtykke til, at CitizenOne A/S’ medarbejdere kan tilgå systemet under disse betingelser.
Betaling og priser, abonnement
Vores tjenester tilbydes på abonnementsbasis med forskellige niveauer af funktionalitet og priser. Abonnementet fornyes automatisk, medmindre det opsiges i henhold til vores opsigelsesbetingelser.
Betaling skal foretages forud for den abonnements- eller bindingsperiode, som Kunden vælger ved tilbudsindgåelse eller bestilling. Accepterer Kunden eksempelvis et abonnement med en bindingsperiode på en flerårig aftale, faktureres og forfalder betalingen for hele den flerårige periode ved tilbudsindgåelsen, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt. Ved bestillinger som ikke er brugerlicenser eller afdelingslicenser, sker betaling ved tilbudsindgåelse via almindelig faktura. Øvrige betalinger sker, som udgangspunkt, gennem CitizenOne-systemet, hvor der kan betales med betalingskort, og ellers via faktura hvor der faktureres ved tilbudsindgåelse (ved accept / bestilling). Accept af tilbud kan gøre sig gældende ved underskrift af tilbuddet, der sendes til CitizenOne A/S via brev eller e-mail, samt også via e-mail og/eller telefonisk, hvor kunden tilkendegiver accept. Ved accept af tilbuddet accepteres ligeledes CitizenOnes til enhver tid gældende vilkår og betingelser. Modtagelse af betaling for fakturerede ydelser er ligeledes gældende som accept af tilbuddet og CitizenOnes vilkår og betingelser. Der vil fremgå et fakturagebyr på fakturaen med mindre man er tilmeldt Betalings- eller Leverandørservice.
Alle priser er i danske kroner og er ekskl. 25% moms. Der tages forbehold for afgifts-, pris- og korrektur -fejl, -ændringer og -stigninger, mv.
Manglende eller forsinket ibrugtagning af systemet, herunder hvis Kunden vælger ikke at tage systemet i brug, udskyder eller fritager ikke Kunden for betalingsforpligtelsen.
Ved manglende rettidig betaling er CitizenOne A/S berettiget til at opkræve renter og gebyrer i henhold til rentelovens til enhver tid gældende regler. CitizenOne A/S er endvidere berettiget til at suspendere adgangen til systemet, indtil det fulde forfaldne beløb, herunder renter og gebyrer, er betalt. En suspension af adgangen til systemet fritager ikke Kunden for betalingsforpligtelsen eller andre forpligtelser i henhold til aftalen.
Ophør og afslutning
Såfremt kunden ønsker at opsige sin aftale skal CitizenOne A/S have modtaget opsigelsen senest tre måneder inden aftalens udløb. Du kan til enhver tid opsige dit abonnement ved at kontakte vores supportteam på support@citizenone.dk, hvor du angiver om du vil opsige dit fulde engagement eller kun enkelte brugerlicenser. Er den skriftlige opsigelse ikke modtaget af CitizenOne A/S rettidigt, dvs. tre måneder inden udløb, vil Kunden blive faktureret for den næste periode. Den næste periode har samme længde, som den periode kunden valgte ved tilbudsindgåelse. Datoen for tilbudsindgåelsen er den gældende dato for opsigelsesvarslet. Har kunden dog et abonnement der løber måned til måned, så har man løbende måned plus tre måneders opsigelse. Det betyder, at man skal betale for løbende måned plus tre måneder, og dette gælder for alle de licenser/brugere man har ved opsigelsestidspunktet. Har man et årligt abonnement, så gælder det stadigvæk med, at man skal opsige tre måneder inden udløb af det år, da det ellers gentegner og man derfor skal betale for alle de licenser/brugere man har på opsigelsestidspunktet for den næste periode. Ved opsigelse eller ophør af aftalen før udløbet af den aftalte abonnements- eller bindingsperiode forfalder det fulde resterende beløb for den resterende aftaleperiode til omgående betaling. CitizenOne A/S er berettiget til straks at fakturere det resterende beløb, hvor eventuelle rabatter ligeledes vil frafalde. En opsigelse er bindende fra det tidspunkt, hvor den er modtaget af CitizenOne A/S. Tilbagekaldelse af en opsigelse kan alene ske efter CitizenOne A/S’ forudgående skriftlige accept. En tilbagekaldelse påvirker ikke CitizenOne A/S’ ret til at opkræve eller fastholde allerede udstedte fakturaer, slutafregninger eller øvrige betalingskrav, som er opstået som følge af opsigelsen. Ved opsigelse af aftale bliver al data, relateret til den specifikke aftale, slettet 14 dage efter udløb. Alle abonnementer og bindingsperioder er forudbetalte, og allerede fakturerede eller betalte perioder tilbagebetales ikke ved opsigelse eller ophør.
Ønsker du at slette din konto helt, bedes du kontakte vores support afdeling på support@citizenone.dk. Vi gør opmærksom på, at sker dette, kan vi ikke genskabe dataen. CitizenOne A/S er ikke ansvarlig for tab af data i denne henseende.
Vi forbeholder os retten til at suspendere eller lukke din konto, hvis du overtræder disse nærværende betingelser eller anvender systemet på en måde, der kan skade vores tjenester eller omdømme.
CitizenOne A/S forbeholder sig retten til at opsige en virksomheds abonnement, såfremt virksomheden er under konkurs eller insolvens.
CitizenOne A/S tilbyder ikke fortrydelsesret eller refunderingsret.
Immaterielle rettigheder
CitizenOnes system og den information, der leveres via systemet, bortset fra applikationsdata og tredjepartssystemer, er beskyttet af ophavsret og andre immaterielle rettigheder og tilhører eller er licenseret til CitizenOne A/S. Individuelt udviklet software tilhører ligeledes CitizenOne A/S, medmindre andet er skriftligt aftalt. Brugeren skal straks underrette CitizenOne A/S om enhver aktuel eller potentiel krænkelse af CitizenOne A/S’ immaterielle rettigheder eller uautoriseret brug af systemet, som Brugeren bliver opmærksom på.
Ingen immaterielle rettigheder til systemet eller andet materiale på hjemmesiden eller i systemet overdrages til Brugeren.
Med hensyn til materiale, der uploades af Brugeren, og alt systemdata, giver Brugeren CitizenOne A/S og dets leverandører en licens og global tilladelse, der er tilstrækkelig til, at CitizenOne A/S kan drive systemet forsvarligt og opfylde sine forpligtelser. Brugeren garanterer, at det uploadede materiale ikke krænker tredjemandsrettigheder og ikke indeholder materiale, der kan virke stødende eller er i strid med gældende lovgivning eller andre regler.
Ansvar
CitizenOne A/S fraskriver sig ethvert ansvar i forbindelse med disse betingelser, tjenester eller brug af Servicen, uanset om det opstår inden for eller uden for kontrakt, herunder for følgeskader eller andre indirekte tab, samt tab forårsaget af simpel uagtsomhed.
CitizenOne A/S kan ikke holdes ansvarlig for tredjepartsløsninger, der er tilgængelige eller integreres med systemet. CitizenOne A/S påtager sig derfor intet ansvar for nøjagtigheden, fuldstændigheden, kvaliteten eller pålideligheden af oplysninger fra disse tredjepartsløsninger, ej heller for de resultater, der opnås gennem dem. Endvidere er CitizenOne A/S ikke ansvarlig for tredjepartsløsningernes tilgængelighed, sikkerhed eller funktionalitet, herunder eventuelle skader og/eller tab forårsaget af sådanne løsninger.
Brugeren forpligter sig til at skadesløsholde CitizenOne A/S mod ethvert krav eller tab, der skyldes produktansvar, tab hos tredjeparter eller ansvar over for tredjeparter, i det omfang dette skyldes din brug af systemet.
Ved migrering eller import af data fra andre systemer til CitizenOne A/S’ system, sker dette udelukkende som en teknisk bistand. CitizenOne A/S påtager sig intet ansvar for, at data er fuldstændigt, korrekt eller fejlfrit overført, og Kunden er selv ansvarlig for at kontrollere og validere de overførte data. CitizenOne A/S er således ikke ansvarlig for eventuelle tab, mangler eller fejl, der måtte opstå som følge af ufuldstændig eller fejlagtig migrering.
CitizenOne A/S er ikke ansvarlig for nedbrud eller midlertidige afbrydelser på systemet, nedbrud i strømforsyning eller internetforbindelse, hærværk på systemet (både fysisk og i form af computervirus eller hacking) eller andre forhold og omstændigheder uden for CitizenOne A/S’ kontrol.
Brugen af systemet, herunder eksempelvis automatisk scanning af bilag, ømtålelige dokumenter og assistance fra CitizenOne A/S support samt anden kommunikation med CitizenOne A/S, skal alene ses som vejledende. CitizenOne A/S kan ikke holdes ansvarlig herfor.
Oplysninger på vores hjemmeside, i vores system eller i vores tillægsprodukter/-ydelser skal ikke betragtes som juridisk, skattemæssig eller anden form for rådgivning eller service.
Ændringer og opdateringer
Vi kan opdatere disse betingelser fra tid til anden. Du vil blive informeret om væsentlige ændringer, og din fortsatte brug af systemet efter sådanne ændringer udgør din accept af de opdaterede betingelser.
Værneting og lovvalg
Retssager der måtte opstå som følge af nærværende kontraktforhold, skal altid uanset beløb anlægges ved Retten i Helsingør. Denne værnetingbestemmelse er alene gældende i civile retsager. uanset retsplejelovens almindelige værnetingbestemmelser og eventuelle internationale værnetingsregler.
Dansk lov samt ret finder anvendelse, dog ikke reglerne i den internationale købelov, CISG.
Generelt
Ved oprettelse af kundens profil accepterer kunden, at modtage generelle kundebeskeder samt nyheder fra CitizenOne A/S, det være sig nyheder indeholdende tilbud, opdateringer omkring systemet, driftsstatus m.v.
Ved accept af tilbud accepterer kunden ligeledes at kundens informationer bliver delt mellem CitizenOne A/S’ selskaber. Information som bliver delt er følgende: navn, adresse, virksomhedsnavn, CVR, tilbud og ordrer. Informationen bliver kun delt i relation til kundens ordrer, så CitizenOne A/S kan levere de bestilte ydelser.
CitizenOne A/S forbeholder sig ret til at overdrage denne aftale, herunder tilknyttede rettigheder og forpligtelser, til tredjepart – herunder i forbindelse med koncerninterne omstruktureringer, fusion, spaltning, virksomhedsoverdragelse eller salg af forretningsaktiviteter. Kunden accepterer, at aftalen i sådanne tilfælde videreføres med det modtagende selskab, uden krav om særskilt accept, forudsat at det modtagende selskab indtræder i samtlige forpligtelser over for kunden. Kunden vil blive skriftligt informeret herom inden overdragelsen træder i kraft.
Drift og stabilitet
CitizenOne A/S tilstræber at opretholde maksimal driftsstabilitet, men kan ikke holdes ansvarlig for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder forstyrrelser forårsaget af forhold uden for CitizenOnes kontrol. Dette kan eksempelvis omfatte strømsvigt, fejl på udstyr, problemer med internetforbindelser eller telekommunikation og lignende. Applikationen og servicen leveres som de er, og CitizenOne fraskriver sig enhver garanti, forsikring, anprisning eller lignende vilkår, både direkte og indirekte.
Ved nedbrud eller forstyrrelser vil CitizenOne gøre alt for at genskabe normal drift hurtigst muligt.
Planlagte afbrydelser vil som udgangspunkt blive placeret i tidsrummet kl. 21.00-06.00 CET. Hvis det bliver nødvendigt at afbryde adgangen til Applikationen uden for dette tidsrum, vil der i videst muligt omfang blive givet forudgående varsel.
Kontakt og support
Support: Vores supportteam står klar til at hjælpe dig med eventuelle spørgsmål eller problemer. Du kan kontakte os via e-mail eller telefon.
Kontaktoplysninger:
E-mail: support@citizenone.dk
Telefon: 80 83 01 14
Åbningstider for support:
Telefon: Alle dage kl. 10.00 – 14.00
Chat: Alle dage kl. 10.00 – 14.00
E-mail: Mandag – torsdag kl. 09.00 – 16.00
E-mail: Fredag kl. 09.00 – 15.00
Service Level Agreement (SLA)
CitizenOne leveres som standard med den support, der er beskrevet ovenfor. Har din organisation behov for en særskilt Service Level Agreement (SLA) med aftalte reaktionstider, prioritering af fejl eller andre særlige servicevilkår, tilbyder vi gerne en skræddersyet SLA efter nærmere aftale. Kontakt os gerne for en dialog om jeres behov.
